Eco-office (Kantor Ramah Lingkungan)

http://www.indonesiagreenproduct.com/eco-office-kantor-ramah-lingkungan/

Tri Hendro A. Utomo, 2009

Berbagai macam reaksi orang ketika membaca berita tetang kerusakan lingkungan yang terjadi. Ada yang langsung pindah ke berita yang lain, seolah-olah berita itu sudah lajim terjadi. Ada yang berdecak sambil menggelengkan kepalanya menggambarkan seolah-olah turut merasakan apa yang terjadi dan merasa kekecewaan, namun langsung mencari berita lain sembari menyalahkan orang lain yang menjadi penyebab kerusakan tersebut. Selain itu ada juga yang langsung merasa kecewa terhadap apa yang terjadi dan berpikir apa yang bisa dilakukannya. Namun reaksi yang lebih parah lagi yaitu, ada yang mem “blow-up“ berita tersebut untuk kemudian mendapatkan keuntungan dari kejadian tersebut.
Memang tanpa kita sadari permasalahan lingkungan lambat laun akan semakin parah. Isu perubahan iklim dan pemanasan global menjadi salah satu isu utama pada saat ini, yang dampaknya sudah mulai kita rasakan. Banyak dan bahkan sudah teramat banyak berita baik di media elektronik dan cetak yang mengabarkan hal tersebut. Lalu apa reaksi kita setelah membaca, melihat atau mendengarkan berita tersebut. Apakah kita langsung mencari berita lain, atau sekedar mengutuk orang lain yang kita anggap bertanggungjawab. Atau segera mematikan lampu yang tidak berguna, menaikkan suhu AC di ruangan, atau mematikan peralatan yang menggunakan listrik di ruangan karena akan meninggalkan ruangan.

Eco-Office

Tanpa kita sadari banyak hal-hal kecil yang dapat kita lakukan yang tanpa atau kita sadari dapat mencegah atau memperlambat terjadinya kerusakan lingkungan, salah satunya apa yang kita dapat lakukan di dalam aktifitas perkantoran. Eco-office, mungkin sering kita dengar istilah ini, istilah yang pasti bukan dari negara kita tercinta. Konsep ini diyakini dapat mengurangi konsumsi keperluan perkantoran serta penggunaan energi, menciptakan lingkungan kerja yang kondusif yang selanjutnya diharapkan dapat memberikan kontribusi positif kepada perbaikan lingkungan. Sebagai salah satu contoh yaitu, dengan bijak menggunakan listrik di kantor diharapkan dapat mengurangi penggunaan energi yang berarti mengurangi penggunaan bahan bakar sebagai penghasil energi listrik yang merupakan salah satu kontributor pencemaran udara.
Banyak instansi atau institusi yang mengklaim telah menerapkan konsep eco-office dengan berbagai macam variasi dan lingkup penerapan yang disesuaikan dengan tujuan penerapannya. Memang belum ada definisi yang jelas mengenai eco-office, namun tidaklah terlalu penting untuk membahas definisinya, yang terpenting apa yang kita bisa lakukan untuk perbaikan lingkungan dan mulailah melakukannya. Namun definisi dan batasan tersebut dapatkan didefinisikan sesuai dengan tujuan dan sasaran yang akan dituju dalam rangka penerapan eco-office tersebut.

The smallest scale is the environmental management of a municipality‘s buildings – for example, the promotion of eco-offices with measures for reduction of energy, water use, and solid waste, increased recycling, green procurement and appropriate control of chemicals”.

Steve Halls (UNEP): „Developing a Framework for a City-level EMS: Implications for Climate Protection“
Dari tulisan tersebut mugkin bisa memberikan gambaran (hanya gambaran) mengenai kegiatan apa saja yang bisa kita lakukan dalam eco-office diantaranya mengurangi penggunaan energi, air, limbah padat, re-use, re-duce, re-cycle, penggunaan produk ramah lingkungan, melaksanakangreen procurement serta kontrol terhadap penggunaan bahan kimia.
Berikut, mungkin usaha yang dapat kita lakukan atau didiskusikan mengenai langkah-langkah dalam melaksanakan eco-office. Langkah-langkah disusun untuk membantu dalam melaksanakaneco-office secara terarah dan terkendali serta effisien. Langkah-langkah berikut mencoba mengadopsi siklus „Deeming“ (PDCA, Plan – Do – Check – Act ) yang juga digunakan dalam Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001. Dari siklus ini diharapkan adanya suatu perbaikan yang berkelanjutan sehingga adanya peningkatan dalam pencapaian.
Sebelum masuk dalam siklus PDCA, sebaiknya dilakukan terlebih dahulu kajian atau pemeriksaan awal untuk mengetahui kondisi yang ada (existing condition). Maksud dari kajian tersebut adalah:
Mengetahui kondisi atau keadaan yang ada, sehingga dapat diketahui permasalahan yang ada, yang selanjutnya untuk diperbaiki;
Diketahuinya kondisi awal sebelum program dimulai, yang kemudian dijadikan perbandingan setelah program dilaksanakan, untuk mengetahui tingkat keberhasilan;
Menentukan prioritas permasalahan untuk dilakukan perbaikan. Dalam menentukan prioritas permasalahan, salah satu indikator yang harus dipertimbangkan adalah dampak dari suatu kegiatan. Kegiatan yang mempunyai dampak penting selalu menjadi prioritas.

Berikut langkah penerapan eco-office:
Kebijakan Lingkungan

Kebijakan lingkungan berisikan komitmen atau janji yang akan dilakukan terkait pengendalian aspek lingkungan yang akan dikelola. Kebijakan lingkungan juga menjadi dasar penerapan eco-office.

Perencanaan (Plan)

Hasil dari kajian tersebut ditetapkan prioritas permasalahan yang akan diperbaiki, selanjutnya untuk melakukan perbaikan tersebut maka disusunlah suatu perancanaan. Dalam perencanaan di tetapkanlah tujuan dan sasaran yang akan dicapai. Dalam menentukan tujuan, hendaknya tujuan tersebut spesifik dan terukur, sedangkan sasaran harus realistis dan dapat ditelusuri serta ada batasan waktu. Dalam penentuan tujuan dan sasaran keterlibatan dari Top Manajemen atau pimpinan puncak dari suatu organisasi sangat diperlukan. Selanjutnya, dalam usaha pemenuhan tujuan dan sasaran, maka disusunlah program pencapaian.
Tujuan :
Penurunan penggunaan listrik di kantor.
Sasaran :
Pengurangan penggunaan listrik pada akhir 2010 sebanyak 20% dari penggunaan tahun 2009

Pelaksanaan (Do)

Untuk memaksimalkan pelaksanakan eco-office pada suatu perkantoran, perlu juga ketersediaan sumberdaya. Sumberdaya yang dimaksud adalah Sumberdaya Manusia (SDM), keuangan, waktu dan lain-lain. Jika sumberdaya telah tersedia, maka harus ditetapkan peran, tanggungjawab dan kewenangan masing-masing person/unit dalam pelaksanaan eco-office.
Hal yang juga penting dalam dalam pelaksanaan eco-office adalah memiliki orang-orang yang berkompetensi untuk melaksanakan tugasnya. Untuk memiliki orang-orang yang berkopetensi, dapat dihasilkan dengan mengikuti atau menyediakan pelatihan yang dibutuhkan dalam pelaksanaan eco-office. Selain itu juga, yang terpenting dalam pelaksaksanaan eco-office adalah peningkatan kesadaran para karyawan akan pentingnya melaksankan eco-office dalam membanu perbaikan kualitas lingkungan.
Pelaksanakan eco-office sebaiknya dikomunikasikan kepada setiap orang, agar mengetahui dan terlibat dalam pelaksanaannya. Selanjutnya, segala kegiatan yang terkait dengan pelaksanaan eco-office didokumentasikan.
Untuk memudahkan pelaksanaan sebaiknya disusun Prosedur / Instruksi Kerja / Standar Operasional Procedure (SOP) yang diperlukan dalam pelaksanaan eco-office.

Pengecekan (Check)

Dalam rangka mengetahui efektivitas pelaksanaan eco-office, seharusnya melakukan pemantauan dan pengukuran secara berkala dalam rangka pelaksanaan eco-office. Dari hasil pemantauan dan pengukuran tersebut dilakukan evaluasi terhadap. Dari evaluasi yang dilaksanakan akan ditemukan ketidakesuaian, untuk kemudian ketidaksesuaian tersebut dilakkan tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan untuk menghindari ketidaksesuaian.
Tahap selanjutnya adalah mengaudit pelasanaan eco-office, tujuan dari pelaksanaan audit ini adalah untuk mengetahui sejauhmana hasil yang dicapai dibandingkan dengan tujuan dan sasaran yang sudah ditetapkan,

Tindakan (Action)

Pada tahapan ini, dilakukan tinjauan managemen yang dilakukan oleh top manajemen. Pada tahapan ini, pihak top managemen melakukan kajian terhadap: efektivitas penerapan, tingkat pencapaian tujuan dan sasaran. Setelah mengetahui efektivitas penerapan, tingkat pencapaian tujuan dan sasaran, maka di susun tindaklanjut dan tindakan perbaikan dalam bentuk rekomendasi untuk pelaksanaan program eco-office selanjutnya.
Gambaran pelaksanaan program eco-office di atas merupakan gambaran jika dilaksanakan dalam skala besar yaitu perkantoran, tapi jika anda ingin memulai, lakukanlah hal-hal sederhana. Sebagai contoh, jangan mencetak halaman ini jika anda tidak perlu, karena dengan mencetak anda telah menggunakan sumberdaya seperti listrik, kertas dan tinta.